江门市自然资源局关于2024年档案整理及数字化项目采购公告

一、项目概况
我局现开展2024年档案整理和数字化工作，对我局文书档案、业务档案进行规范整理、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理，建立电子档案的目录及全文数据库，并通过（略）系统对其进行管理、查询、检索和利用。为了确保项目顺利实施，现就我局2024年档案整理及数字化项目服务有关事项公告如下，欢迎符合资格的供应商积极参与。
二、项目名称：（略）
（一）项目名称：（略）
（二）项目总金额：18.9万元（大写：人民币拾捌点玖万元）。该费用为人民币含税全包价，包括本项目所有服务费、人工、成果资料、耗材、各种税费以及合同实施过程中不可预见费用等一切费用。
（三）服务内容：按照《关于转发〈广东省档案局关于DAT22-2015归档文件整理规则的贯彻意见〉的通知》（江档﹝2016﹞82号）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）等规范要求，本项目需要整理文书档案约9000件，业务档案约400卷，档案数字化共约20万页（折算为A4），文书档案盒400个和目录纸2000张等其他耗材。
三、项目服务期限和地点：（略）
（一）服务期限：本项目在签订合同后8个月内完成验收。
（二）项目实施地点：（略）
（三）相关要求
1.项目承建单位：（略）
2.进场设备由项目承建单位：（略）
（略）
产品名称：（略）
数量
提供方
备注
整理设备
1
电脑
≥6套
服务方
用于数字化过程
2
激光打印机
≥1台
服务方
用于打印案件目录
3
打孔机
≥1台
服务方
打装订孔
4
起订器/夹子/剪刀
按需
服务方
根据实际情况增减
5
棉线或蜡线/木钻/针
按需
服务方
装订耗材
6
（略）码机
≥3个
服务方
打码用
7
A4纸
按需
服务方
用于卷内目录打印，粘贴修复等
8
防霉胶水/白乳胶
按需
服务方
9
铅笔/铅笔刀/美术刀
按需
服务方
10
个人储物柜
按需
服务方
存放整理人员私人物品
档案数字化设备
10
PC服务器
≥1台
服务方
图像数据，索引数据集中处
11
电脑
≥6台
服务方
扫描，图处，挂接等
12
高速扫描仪
≥2台
服务方
扫描较新纸张
13
精益A3扫描仪
≥2台
服务方
平板扫描仪
14
大图幅面扫描仪
≥1台
服务方
扫描＞A3图件
15
交换机
按需
服务方
25口，（略）。
16
（略）线
按需
服务方
（略）络，每条5米。
17
排插
按需
服务方
计算机及其它设备的电源插座。
18
剪刀、蜡线、装书设备等
按需
服务方
档案拆装要用的设备。
19
移动硬盘
2个
服务方
用于档案数字化后备份数据，项目结束后，移动硬盘移交建设方。
20
档案级刻录机
≥1台
服务方
用于档案数字化后刻录数据
21
现场监控设备
按需，360度无死角监控
服务方
（1）监控设备要求看清出入口的进出情况、各个工位的操作情况、档案临时保管场地的情况。
项目完成后，服务方须将项目实施期间全程录制的监控视频硬盘（含项目全过程监控数据）移交给建设方。
3.现场档案安全措施
l项目承建单位：（略）
l档案堆放的地方注意防水、防火、防虫，谁领用谁负责保管，如出现问题逐级追究。
4.现场监控措施
（略）监控设备安装的技术标准为：能看清出入口的进出情况、各个工位的操作情况、档案临时保管场地的情况。
录像主机设置在档案馆，（略）络远程进行实时监控。
监控安装需确保实施现场为360度无死角监控。
监控录像保留至少六个月，可实时查看现场情况，可随时回查录像。
项目承建单位：（略）
5.配罝灭火装置
为了预防作业现场火灾的发生，严禁作业现场有火种进入，项目承建单位：（略）
四、项目要求和验收标准
（一）项目要求
文书档案按照按国家有关规范及本单位：（略）
【文书档案整理要求】
1.鉴定保管期限：文书档案按照《（略）自然资源局文书档案保管期限表》相关要求，鉴定保管期限。
2.编号：（略）以“件”为单位：（略）
3.文书档案件的构成：以每份文件为一件。正文、附件为一件；正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件，原件与复印件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分别独立成件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
4.文书档案件内文件排序：正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正文在前，发文稿纸和定稿在后。
5.文件排查。
6.（略）章。
7.著录。
8.对照档案原件，检查案件文件目录的所有项（（略）、（略）、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等），保证其正确、完整，并与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录。根据档案原件目录，建立数据库内的机读目录数据。
9.打印目录，装订规范目录本（一式两份,如需（略）档案馆的采用一式三份）。
【业务档案整理要求】
1.文件排查。
2.业务档案卷的构成：专业（业务）档案的归档资料整理，原则上实行一案立一卷（件）归档，对于材料多、必须一案多卷（件）的档案，每卷材料卷厚度不宜超过1.5厘米（专业档案属图纸材料型案卷，视实际情况，可不装订，每卷立卷厚度不宜超过5厘米），归档材料按文件材料形成的时间先后顺序排列，但图纸尽量排于立卷的最后。
3.（略）（略），（略），页号位于纸张正面右下角，背面左下角,用阿拉伯数字编制,做到无错码、漏码、重码，逐页打码，空白页不打。
4.编号
（1）业务档案以“卷”为单位：（略）
（2）（略），著录案卷目录、卷内目录；
（3）盖脊背、案卷封面章。
（4）打印案卷封面、卷内目录装订入盒。
（5）打印全年各类业务案卷目录（一式两份）。
5.条目著录
案卷级：（略）、档号、（略）、（略）、（略）、（略）、案卷题名、文件件数、总页数、密级、保管期限、起止日期、说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、备注。
卷内级：（略）、档号、（略）、（略）、（略）、（略）、（略）、（略）、责任者、文件材料题名、形成时间、密级、文件类别代码、页数、页号、保管期限、备注。
6.对照档案原件，检查案卷及卷内文件目录的所有项（（略）、（略）、（略）、责任者、题名、日期、页数、保管期限等），保证其正确、完整，并与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录。根据档案原件目录，建立数据库内的机读目录数据，打印案卷封面和卷内目录放入案卷首页进行装订、入盒，检查。
7.打印目录，卷内目录放入案卷首页进行装订、入盒。装订规范目录本（一式两份）。在装订过程中需要检查备考表“立卷人”、“检查人”是否签名。
【文书档案、业务档案的数字化要求】
1.根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。（略），或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式：（略）
2.扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页。
3.黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模式，根据原件清晰程度，个别采用灰度或真彩扫描，分辨率一般为300dpi,对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi或更高。
4.图像处理
（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现图像质量不达标、图像文件不完整、漏扫文件等情况，应重新进行图像扫描；扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
（2）对图像页面中出现影响图像质量的杂质（如污点、污线、黑边等）应进行去污处理，处理过程中应遵循展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。
（3）对大幅面档案进行分幅扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。
（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像，不得裁掉纸质档案原有页边。
5.图像存储
（1）档案扫描件采用JPEG和双层PDF格式存储，所有纸质档案均扫描为JPEG图片文件，通过（略）系统“密”字检查后，挂接到对应的档案目录。然后以卷或件为单位：（略）
（2）文书档案JPEG图像文件的命名
纸质档案目录数据库中的每一份文件，（略），（略）为这份文件扫描后的图像文件命名。
例如：（略）（3位数）—年度（4位数）—保管期限—件号（4位数）—页号（4位数）
（3）文书档案PDF图像文件的命名
（略）（3位数）—WS·年度（4位数）—保管期限—件号（4位数）—页号（4位数）
（4）业务档案JPEG、PDF（略）分类方案命名。
6.数据存储
（1）采用一次性写入光盘作为数字化副本存储载体。为保证长期保存的需要，使用单片盒装档案级DVD刻录光盘和移动硬盘，JPEG和双层PDF数据成果需各刻录一套。
（2）数据存储后，应及时进行存储记录。同时，移交存储载体应贴有标签（盒面），（略）、年度、（略）、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等。光盘正、反两面严禁贴标签和写字。
（二）验收标准
1.档案和数字化成果要满足项目执行标准和项目要求，保证项目的科学性、规范性和实用性。
2.项目实施过程中出现的问题均已解决，完成的所有档案原件双方确认安全入库上架。
3.组织专家对项目成果进行验收。
五、结算方式：（略）
（一）结算方式：（略）
第一期：合同签订生效后，中标的项目承建单位：（略）
第二期：中标的项目承建单位：（略）
（二）项目履约保证金
在合同签订生效后的15个工作日内，中标的项目承建单位：（略）
（三）项目完成后根据所提供的实际工作量来进行结算，若实际工作量与项目合同约定工作量有差异，则通过双方签定补充协议的方式：（略）
（四）上述付款时间为我局向财政支付部门提出申请的时间（不含财政支付部门的审查时间）。我局不承担因财政资金不能及时到位给中标的项目承建单位：（略）
六、供应服务商资格条件
（一）投标人应是在中华人民共和国境内注册或登记一年以上的具有独立承担民事责任能力的企业法人或其他组织。
（二）投标人应具备《政府采购法》第二十二条规定的条件。
（三）投标人未被列入“信用中国”网站(（略）.cn)“记录失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”记录名单；（略）(（略）.cn)“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。
（四）投标人应具有广东省内档案行政管理部门颁发的档案中介服务机构备案资质证书或备案回执。
（五）投标人必须具有档案整理和数字化加工经验，投标时要提供三个项目以上的证明材料。
（六）本项目不接受联合体投标。
七、评分标准
（略）
评分项目
权重分配
（分）
评分标准
1
方案可行性
20
对比各投标人服务方案的科学性、可行性（包含对项目的理解、项目服务内容、项目开展进度计划等）。
优：16-20分；中：11-15分；差：0-10分。
2
质量可靠性
30
对比各投标人的商务实力情况、信用等级情况及同类项目业绩经验。
优：24-30分；中：16-23分；差：0-15分。
注：投标人需提供信用等级情况证明材料、获得的证书或奖项复印件；提供最近三年内三个以上同类项目的合同复印件等相关证明文件章。
3
技术力量
30
对比投标人计划配备的项目负责人和技术人员执业素质。
优：24-30分；中：16-23分；差：0-15分。
注：投标人应提供上述相关证明材料及近三个月在投标人单位：（略）
4
报价合理性
10
采用低价优先法计算，即满足本项目采购要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，评标基准价的价格分为10分。其他投标人的价格分按下列公式计算：
投标报价得分=（评标基准价/投标报价）×10。
5
售后服务
10
对比各投标人的售后服务承诺。
优：8-10分；中：5-7分；差：0-4分。
八、项目评审方式：（略）
（一）本项目需先进行资格审查，由我局采购工作小组对投标人进行资格审查。资格审查通过后，我局抽取评审员组成项目评审小组，召开评审会对投标人提供的投标文件进行评分，综合得分最高的投标人确定为中标的项目承建单位：（略）
（二）（略）站公示3个工作日，公示结束后，我局将在规定期限内与中标的项目承建单位：（略）
九、投标资料要求
（一）投标资格证明文件
包括投标人营业执照、法人身份证明、投标代理人身份证复印件（如有授权）、授权委托书（如有授权）以及项目对投标人资格要求的其他相关有效证明材料。
注：上述投标资格证明文件用于资格审查，均要求加盖投标人公章，单独装订为一份文件，但无需密封包装。
（二）投标文件
包括投标报价表（格式自拟，报价表中需具有工作类别的单价及总价）、投标资格证明文件、项目组织实施方案、投标人信用等级证明材料、获奖证书证明材料、同类项目经验有效证明材料、配备技术力量证明材料、售后服务承诺等。
注：1.以上材料均要求加盖投标人公章，全部装订为一份文件，必须密封包装。
2.本项目的最高限价为人民币18.9万元，投标报价不得超过最高限价，否则作无效投标处理。
十、投标资料递交时间和地点：（略）
（一）投标文件递交截止日期（含本日，可邮寄，以收件人签收时间为准）：2024年5月10日17:30前。
（二）递交地点：（略）
（三）联系人：（略）